Excel – die meistunterschätzte Schnittstelle in Unternehmen
Während Unternehmen in Digitalisierung, ERP-Systeme und künstliche Intelligenz investieren, werden Daten noch immer häufig per Excel von einem System ins nächste transportiert. Das kostet Zeit, verursacht Fehler und lässt wertvolles Potenzial ungenutzt.
Warum Excel so erfolgreich ist
Excel ist nahezu überall verfügbar, einfach zu bedienen und ausgesprochen flexibel. Wenn zwei Unternehmenssysteme nicht miteinander kommunizieren können, wird häufig eine Excel-Datei zum Vermittler.
Wie verbreitet diese Praxis ist, zeigt die Lünendonk-Studie „Tax Technology 3.0“: 94 % der befragten Unternehmen nutzen Excel als eines ihrer wichtigsten Werkzeuge im Steuerbereich. Excel übernimmt dabei häufig die Rolle einer Schnittstelle zwischen verschiedenen Anwendungen.
Das ist zunächst pragmatisch. Mitarbeiter können Daten exportieren, bearbeiten und weitergeben, ohne auf aufwendige IT-Projekte warten zu müssen. Doch aus solchen Übergangslösungen werden schnell dauerhafte Prozesse.
Wenn Mitarbeiter zu Schnittstellen werden
Daten werden exportiert, Spalten angepasst, Informationen ergänzt und Dateien wieder importiert. Was im Einzelfall wenige Minuten dauert, summiert sich über das Jahr erheblich.
Verbringen fünf Mitarbeiter täglich jeweils 30 Minuten mit solchen Aufgaben, entstehen bei 220 Arbeitstagen jährlich 550 Arbeitsstunden. Bei 50 Euro kalkulatorischen Personalkosten pro Stunde entspricht das 27.500 Euro jährlich – allein für manuellen Datentransport.
Hinzu kommen Übertragungsfehler, veraltete Dateiversionen und die Abhängigkeit vom Wissen einzelner Mitarbeiter.
Die größere Verschwendung: ungenutzte Daten
Noch gravierender als die verlorene Arbeitszeit sind die verpassten Möglichkeiten.
Produktionsdaten, Qualitätsprüfungen, Materialinformationen und Kundenreklamationen liegen häufig in unterschiedlichen Systemen. Excel ermöglicht zwar den gelegentlichen Datenaustausch, schafft aber keine dauerhaft verknüpfte Informationsbasis.
Wären diese Daten systematisch verbunden, könnten Unternehmen Fehlerursachen schneller identifizieren, Entwicklungen frühzeitig erkennen und Prozesse kontinuierlich verbessern.
Gerade für künstliche Intelligenz ist das entscheidend. Denn selbst leistungsfähige KI-Modelle können nur mit den Informationen arbeiten, auf die sie Zugriff haben.
Die Chance: Bestehende Prozesse intelligent verbinden
Moderne Schnittstellen, Automatisierung und KI ermöglichen heute, viele dieser Datenflüsse ohne umfangreiche Softwareprojekte zu automatisieren. Informationen können direkt übertragen, geprüft, strukturiert und für intelligente Auswertungen bereitgestellt werden.
Excel muss dafür keineswegs verschwinden. Als Werkzeug für individuelle Analysen und Planungen bleibt es wertvoll. Es sollte nur nicht dauerhaft fehlende Schnittstellen ersetzen.
Bei Foretask beginnen wir deshalb häufig mit einer einfachen Frage: Welche Excel-Dateien werden regelmäßig zwischen Mitarbeitern und Anwendungen ausgetauscht?
Dahinter verbergen sich oft überraschend große Potenziale für Kosteneinsparungen, bessere Datenqualität und intelligente Automatisierung.
Denn Digitalisierung beginnt nicht immer mit neuer Software. Manchmal beginnt sie damit, dass niemand mehr Daten von einer Excel-Datei in die nächste kopieren muss.
Quellen und weiterführende Informationen
- Lünendonk / Grant Thornton – Tax Technology 3.0 (2026) – Excel-Nutzung und Datenintegration in Steuerabteilungen.
- Eurogroup Consulting – Excel: Stille Konstante in der Datenlandschaft (2026) – Excel in Unternehmensprozessen und fragmentierten Systemlandschaften.
- IDC/Kinaxis – Studie zur Lieferkettenplanung (2024) – Einsatz von Excel in der Lieferkettenplanung deutscher Unternehmen.